Här beskriver jag min arbetsgång från det att jag erhållit nya vykort till det att de ligger på min web-plats och till sist sitter i mina vykortspärmar.
De verktyg jag arbetar med är följande:
- Skanner för att skanna in fram- och baksidor på nya vykort
- Foton i Windows 11 för att redigera inskannade bilder på vykort
- Word i Microsoft 365 för att skapa dokument beträffande olika typer av fram- och baksidor och eventuella nummerserier för varje förlag samt för att skriva ut dessa till PDF-dokument
- Access i Microsoft 365 för att skapa databaser över alla vykort samt för att skriva ut rapporter till PDF-dokument
- Adobe Acrobat för att redigera PDF-dokument
- WordPress.org för att visa vykorten på min webplats
- Vykortspärmar med plats för ca 30 blad med 12 vykort/blad
Nedan följer en detaljerad beskrivning av varje steg baserat på de båda nya vykort i gamla formatet som jag erhöll den 6 februari 2024:
1. Inskanning av vykort
Jag har en allt-i-ett-fotoskrivare typ Canon PIXMA MG6450 med vilken jag på en gång kan skanna in tre vykort i gamla formatet eller två vykort i nya formatet.
Upplösningen har valts till 600 dpi och samtliga inskannade bilder hamnar i samma katalog, som för min del är:
Varje inskannad bild får filnamnet:
- IMG_YYYYMMDD_NNNN.jpg
YYYYMMDD är år, månad, dag då inskanning sker och NNNN är ett löpnr med start från 0001.
Jag brukar först skanna in alla framsidor på nya vykort och sedan alla baksidor. För de båda nya vykorten som skannades in den 6 februari 2024 så fick framsidorna namnen:
- C:\Users\jow\OneDrive\Pictures\Vykort – bilder\IMG_20240206_0001.jpg
- C:\Users\jow\OneDrive\Pictures\Vykort – bilder\IMG_20240206_0002.jpg
medan baksidorna fick namnen:
- C:\Users\jow\OneDrive\Pictures\Vykort – bilder\IMG_20240206_0003.jpg
- C:\Users\jow\OneDrive\Pictures\Vykort – bilder\IMG_20240206_0004.jpg
Det händer ibland att vit ram på framsida inte skannas in vilket medför att vykortet ser ut att sakna ram. Dessa inskannade framsidor tas bort, ny inskanning sker med verktyget ScanGear på min skanner, som ger möjlighet till mycket bättre kontroll över inskannad bild, och till sist ändras filnamnet till samma som för den borttagna framsidan.
2. Redigering av inskannade bilder
Inskannade bilder måste i regel redigeras för att vrida bilden och ta bort vita kanter.
Jag börjar med att titta på inskannade bilder i Utforskaren i Windows 11 där jag visar innehållet i katalogen C:\Users\jow\OneDrive\Pictures\Vykort – bilder som stora ikoner till vänster och förhandsgranskning till höger. Här är tittar jag på bilden IMG_20240206_0001.jpg:
Som man kan ana så behöver denna bild redigeras. Jag dubbelklickar på bilden vilket öppnar bilden i appen Foton i Windows 11 och väljer Redigera bild:
Nu kan jag först vrida bilden rätt genom att placera muspekaren på 0° nedtill och trycka på vänster eller höger piltangent som vrider bilden med 0.1° för varje tryck. Före vridning:
Efter vridning 0.2°:
Nu kan vita kanter tas bort genom att placera muspekaren på mitten av den sida som skall ändras och dra tills oönskad vit kant är borta. Före:
Efter:
Upprepa på andra sidor tills alla vita kanter är borta och välj Spara under Alternativ för spara:
Bilden är nu färdigredigerad. Ovanstående upprepas för alla inskannade nya bilder.
3. Dokument över fram- och baksidor samt nummerserier
För samtliga förlag med minst 5 st. utgivna vykort beskrivs fram- och baksidor i separata dokument för varje förlag, företrädesvis i den ordning de utgivits.
För samtliga förlag med minst 5 st. nummer anges dessa nummer i separata dokument för varje förlag.
För att skapa dessa dokument använder jag Word i Microsoft 365 och sparar dessa primärt som 3A förlag.docx för framsidor, 3B förlag.docx för baksidor och 4 förlag.docx för nummerserier. Därefter konverteras de till PDF-filer med samma namn.
3.1 Dokument över fram- och baksidor Första sidan i dokumenten som beskriver fram- och baksidor består normalt av en tabell som listar samtliga huvudtyper. För varje huvudtyp listas även antalet varianter, antal olika vykort samt tidigast kända datum. Nedan visas övre delen av första sidan i dokumentet ”3B Eduard Lindwall.docx”:
Varje gång ett nytt vykort har erhållits så uppdateras första sidan i dokumenten som beskriver fram- och baksidor för detta förlag om antalet utgivna vykort är minst 5 st.
På övriga sidor beskrivs de olika varianterna med text och bilder. Nedan visas den sida som beskriver baksida typ EL02 för Eduard Lindwall:
Varje gång en ny variant hittas så beskrivs denna med text och bild i aktuellt dokument och aktuell tabell i databasen uppdateras. Ny variant kan kräva omnumrering av tidigare varianter vilket då även påverkar PDF-filer som visar vykort med varianter som måste omnumreras.
3.2 Dokument över nummerserier
Dokumenten över nummerserier för aktuellt förlag består av en tabell med nummer, namn på vykortet, typ av fram- och baksida samt tidigaste kända år. Nedan visas övre delen av dokumentet ”4 Le Moine & Malmeström.docx”:
Varje gång ett nytt vykort med nummer har erhållits så uppdateras dokumentet som listar nummerserier för detta förlag.
4. Databaser över vykort
För att skapa databaser med mina vykort använder jag Access i Microsoft 365. Två databaser har skapats; en för vykort i gamla formatet och en för vykort i nya formatet.
Varje databas består av följande:
- Tabeller som innehåller alla data
- Formulär för att enkelt kunna mata in data i huvudtabellen Vykort
- Rapporter som skriver ut PDF-filer på det sätt som visas på websidorna
4.1 Tabeller
Varje databas innehåller följande tabeller i bokstavsordning:
Förlag. Innehåller ID-nr och namnen på samtliga förlag:
Kvalité. Innehåller ID-nr och kvalitetsbeteckningar:
Ortsstämpel. Innehåller ID-nr och uppgifter om de ca 170 ortsstämplar som kan finnas på vykort från Bjäre enligt stämpeldatabasen från Jönköpings Posthistoriska Förening; www.sdb.jkppf.se. Visas inte i rapporter idag men kan komma att visas i en framtid:
Porto. Innehåller ID-nr och uppgifter om porton som förekommer:
Typ av vy. Innehåller ID-nr och namn på de 57 områden som används:
Typ baksida. Innehåller ID-nr och alla de typer av baksidor som finns:
Typ framsida. Innehåller ID-nr och alla de typer av framsidor som finns:
Vykort. Huvudtabell som innehåller ID-nr och samtliga uppgifter om varje vykort, vilket utöver uppgifter som finns i ovanstående tabeller även innefattar:
- Namn
- Inköpspris
- Eventuellt nr på vykort
- År; datum på stämplade vykort eller uppskattat årtal
- Eventuell kommentar
- Fullständigt filnamn på jpg-fil till framsida
- Fullständigt filnamn på jpg-fil till baksida
Designen på tabellen är följande:
Relationerna mellan tabellerna visas här:
I tabellen vykort lagras således enbart ID-nr på den post i andra tabeller som varje vykort relaterar till. För att visa text i stället för ID-nr för t.ex. fältnamnet Typ av vy krävs följande uppslag:
Samma teknik har använts för att visa text för övriga relaterade tabeller.
4.2 Formulär
Det går att fylla i alla uppgifter om nya vykort direkt i tabellen Vykort men det går betydligt enklare att fylla i alla uppgifter med hjälp av ett skapat formulär.
Det formulär som jag har skapat ser ut på följande sätt i ifyllt skick:
Data från alla relaterade tabeller till Vykort visas med rullgardin genom att klicka på pil nedåt. När rätt data hittats väljs detta med vänsterklick på musen:
Övriga fältnamn fylls i manuellt, bortsett från ID som automatiskt ökar med 1 för varje nytt vykort. När rätt filnamn angivits i fälten Fram väg och Bak väg visas bilden på vykortets fram- och baksida efter förflyttning till annat fält. Exempel:
Ej ifyllt:
Ifyllt med rätt filnamn men kvar i fältet Bak väg:
Ifyllt med rätt filnamn och förflyttat bort från fältet Bak väg:
4.3 Rapporter
De PDF-filer som visar alla vykort för en viss typ av vy och för ett visst förlag är skapade med rapporter i Access. Flera olika rapporter har tagits fram:
- Vykort sorterade efter typ av vy
- Vykort sorterade efter förlag
- Senast inlagda vykort
När nya vykort har lagts till i databasen är det enklast att ta ut en rapport med enbart de nya vykorten och sedan infoga dessa i PDF-filerna över rätt område och rätt förlag.
Alla rapporter har designats till likartat utseende:
PDF-rapporten Senast inlagda skapas genom att klicka på följande:
- Arkiv
- Skriv ut
- Skrivare: Adobe PDF, sidor 1-NN, där NN är antalet nya vykort, här 2:
- Egenskaper Högkvalitetsutskrift:
Resultatet blir en PDF-fil med NN sidor som för vykort i gamla formatet heter ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF”, här filen för de båda nya vykorten:
5. Redigering av PDF-dokument
För att kunna redigera PDF-dokument så använder jag Adobe Acrobat Pro 11, en numera utgången produkt men som har följande möjligheter:
- Sidor kan infogas
- Ordning mellan sidor kan ändras
- Sidor kan tas bort
- Text kan redigeras
- Text kan färgmarkeras
- Text kan sökas och om så önskas ersättas med annan text
- Dokument kan sparas med minskad storlek
Varje gång ett nytt dokument ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF” har skapats för vykort i gamla formatet utför jag följande:
- Öppna ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF”
- Öppna dokumentet ”1.XX Vy – Områdesnamn.PDF”, där XX är samma område som för aktuellt vykort av senast inlagda (för aktuell fil motsvarar det ”1.05 Vy – Strandgatan till hamnen.PDF”)
- Bläddra tills en plats hittas var nytt vykort bör infogas
- Infoga ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF” och ta bort alla andra sidor i detta dokument utom den sida som visar det nya vykortet
- Beroende på om nytt infogat vykort redan finns eller inte sker följande:
- Nytt infogat vykort finns inte tidigare
- Spara ”1.XX Vy – Områdesnamn.PDF”Öppna ”2. YY.PDF” där YY är förlaget för nytt vykort (för aktuell fil motsvarar det ”2. Atelier Sölling.PDF”)Bläddra tills en plats hittas var nytt vykort bör infogasInfoga ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF” och ta bort alla andra sidor i detta dokument utom den sida som visar det nya vykortetSpara ”2. YY.PDF”Om förlaget har minst 5 st. vykort så öppna ”3A YY.docx” och uppdatera datum och antal vykort med aktuell framsida för förlag YY (för aktuell fil motsvarar det att öppna ”3A Atelier Sölling.docx” och uppdatera antalet vykort med framsida AS21 samt totalantal)Spara, konvertera till ”3A YY.PDF” och stäng ”3A YY.docx”Gör motsvarande med ”3B YY.docx”Om vykortet har nummer och om förlaget har minst 5 st. nummer så öppna ”4. YY.docx” och uppdatera datum och tabellen med nummer för förlag YYSpara, konvertera till ”4. YY.PDF” och stäng ”4. YY.docx”
- Välj vilket av de båda vykorten som skall vara främst (ofrankerat före frankerat, äldst före yngst, bättre kvalitet före sämre kvalitet) och vilket som skall vara dubblettFärgmarkera med gult Typ av vy samt område på vykortet med dubblettenOm nytt infogat vykort är främst av de båda:
- Spara ”1.XX Vy – Områdesnamn”Öppna ”2. YY.PDF” där YY är förlaget för nytt vykortBläddra till stället där dubbletten visasInfoga ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF” och ta bort alla andra sidor i detta dokument utom den sida som visar det nya vykortetTa bort den tidigare dubblettenSpara ”2. YY.PDF”
- Spara ”1.XX Vy – Områdesnamn”
- Nytt infogat vykort finns tidigare i två exemplar
- Välj vilket av de tre vykorten som skall vara främst, vilket som skall vara dubblett och vilket som skall tas bort.
- Färgmarkera med gult Typ av vy samt område på vykortet med dubbletten
- Om nytt infogat vykort är främst av de tre:
- Ta bort vykortet som inte skall vara med
- Öppna tabellen Vykort i Access och ta bort vykortet som inte skall vara med
- Gör sedan som ovan
- Om nytt infogat vykort är dubblett:
- Ta bort vykortet som inte skall vara med
- Öppna tabellen Vykort i Access och ta bort vykortet som inte skall vara med
- Spara ”1.XX Vy – Områdesnamn”
- Om nytt infogat vykort inte skall vara med:
- Ta bort nytt infogat vykort
- Ta även bort detta vykort från ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF”
- Öppna tabellen Vykort i Access och ta bort detta vykort
- Spara ”1.XX Vy – Områdesnamn”
- Nytt infogat vykort finns inte tidigare
Ovanstående utförs för samtliga vykort i ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF”
Motsvarande arbetsgång utförs även för nya vykort i nya formatet, dokumentet heter då ” Båstad – Nya formatet – senast inlagda.PDF”.
Totalt har det i nuläget med ovanstående arbetsgång skapats drygt 550 PDF-filer med en total storlek på drygt 10 GB. Min web-plats har bara plats för 10 GB och om PDF-filerna skulle ha visats i originalstorlek så skulle visningstiderna bli oacceptabelt långa med dagens normala strömningshastigheter. Samtliga PDF-filer har därför även sparats med hjälp av Adobe Acrobat Pro 11 till mindre PDF-filer i en annan katalog och varje gång nya vykort tillkommer så sparas alla påverkade PDF-filer på nytt i det mindre formatet. Här visas vilka filer detta är för aktuell fil ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF”:
Den totala storleken på alla PDF-filer kan därmed minskas med ca 85% till ca 1.5 GB. Skillnaden i upplösning på bilderna blir synlig först vid en förstoring på >300% vilket får anses vara överkomligt.
Om någon vill ha PDF-filer med ursprunglig, bättre upplösning kan jag skicka dem via Filemail till den som så önskar.
6. Uppdatering av Web-platsen bastadvykort.com
Jag har skapat min web-plats med hjälp av WordPress, ett blogg- och innehållshanteringssystem (CMS) skrivet i PHP och som använder databasen MySQL för datalagringen. Det distribueras under en GNU General public-licens (GPL) och kan laddas ner och användas kostnadsfritt.
Eftersom innehållet på alla sidor blir tillgängligt via en inloggningssida behöver man inte någon FTP-klient för att kunna redigera och uppdatera sina sidor på webbplatsen.
Web-platsen uppdateras i följande steg varje gång ett nytt dokument ”Båstad – Gamla formatet – senaste.PDF” har skapats:
- Nya PDF-filer laddas upp i mediabiblioteket
- Poster som använder de nya PDF-filerna uppdateras
- Poster som anger antal vykort i olika områden och för olika förlag uppdateras
- Posten ”Nya vykort och ändringar” uppdateras
- Mediabiblioteket rensas från äldre versioner av nya PDF-filer
6.1 Uppladdning av nya PDF-filer
I Mediabiblioteket väljer man vilka nya PDF-filer som skall laddas upp:
När uppladdning av dessa filer har skett så finns de nu tillgängliga i mediabiblioteket:
6.2 Uppdatering av poster som påverkas av de uppladdade PDF-filerna
I förteckningen av poster söker man efter de poster som kan innehålla var och en av de uppladdade PDF-filerna och väljer Edit av rätt post:
Den första påverkade posten ser ut så här:
Klicka på inbäddad PDF-fil, ta bort denna och tryck sedan på Choose PDF:
Klicka på rätt PDF-fil i mediabiblioteket och tryck på Select:
Posten innehåller nu den nya PDF-filen, därefter tryck på Update. När uppdateringen är klar efter några få sekunder så gå tillbaka till förteckningen av poster och uppdatera nästa post som innehåller någon av de nya uppladdade PDF-filerna. Upprepa detta tills alla poster som innehåller nya uppladdade PDF-filer har uppdaterats.
6.3 Uppdatering av poster som anger antal vykort
I förteckningen av poster söker man i aktuellt fall efter posterna ”Områden i gamla formatet” och ”Förlag i gamla formatet” och väljer Edit av varje post. Hade det varit vykort i nya formatet så hade man i stället sökt efter posterna ”Områden i nya formatet” och ”Förlag i nya formatet”
För område ”05. Båstad – Strandgatan till hamnen” ändras Olika/Totalantal från 58/77 st. till 59/78 st.:
Längre ned i tabellen ändras antalet på motsvarande sätt för område 33 innan slutligen totalantalet ökas med 2 st. både för Olika och för Totalantal:
Slutligen görs ett tillägg i posten ”Nya vykort och ändringar” som visar vilka nya vykort som lagts till denna dag:
6.4 Rensning av mediabiblioteket
För att undvika att flera versioner av PDF-filer med samma namn finns i mediabiblioteket så rensas detta på följande sätt:
- Sök efter text i namn på de senaste PDF-filerna, t.ex. Sölling:
- Klicka på de äldsta (högra) och välj Delete permanently för dessa:
- Upprepa rensningen för alla de senaste PDF-filerna i mediabiblioteket
7. Insättning av vykort i pärmar
I nuläget finns det 20 st. vykortspärmar med plats för ca 30 blad med 12 vykort/blad i varje pärm. Pärmarna 1-15 innehåller vykort i det gamla formatet och pärmarna 16-20 innehåller vykort i det nya formatet.
Pärmarna är numrerade 1-20 och för varje pärm visas vilka områden denna pärm har vykort ifrån. Det första nya vykortet i område 05 skall således in i pärm nr. 2:
I samtliga pärmar anges på varje sida vilket område 01-57 som vykorten tillhör.
Nya vykort sätts in i exakt samma ordning som i motsvarande PDF-fil. Uppslag i pärm 2 som visar det nya vykortet:
Vykort nr 61-70 i filen ”1.05 Vy – Strandgatan till hamnen.PDF”:
På detta sätt är det enkelt att få all information om de vykort man ser i pärmar.
Ja, svårare än så är det inte från det att nya vykort kommer i brevlådan tills de sitter i en pärm. Då är det bara att fortsätta med nästa vykort!